Правила организации кадрового учета на предприятии: основные документы

Соблюдение трудового законодательства РФ – прямая обязанность работодателей. Оформление отношений с наемными сотрудниками должно осуществляться с опорой на нормативные акты и разъяснения федеральных ведомств. Грамотное построение кадрового учета защищает организацию от претензий контролирующих служб и существенно снижает вероятность споров.
кадровый аудит организации

Базовые документы работодателя

До заключения первого трудового договора руководитель предприятия обязан утвердить ряд локальных нормативных актов. Внутренние регламенты становятся своеобразным каркасом системы кадрового учета. В перечень обязательных документов входят:

  • Штатное расписание. При его разработке специалисты используют унифицированный бланк Т-3. Форма утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 года. За работодателями сохранено право на применение собственных бланков. В документах должны присутствовать все обязательные реквизиты. Штатное расписание необходимо для определения численности персонала, наименований должностей и фонда оплаты труда.

  • Правила внутреннего распорядка. Локальный акт закрепляет режим работы и отдыха, принципы наложения дисциплинарных взысканий, порядок поощрений. Обязанность утверждать регламент возложена на руководство компании статьей 189 ТК РФ. Кроме того, работодателям разрешено разрабатывать уставы и инструкции для отдельных групп сотрудников. Грамотно составленные правила внутреннего распорядка могут заменить многочисленные положения о премировании, материальной ответственности и т.д.

  • Правила обработки персональных данных. В основу регламента необходимо положить нормы закона № 152-ФЗ от 27.06.2006 года. Юристы напоминают, что к работодателям статьи применяют избирательно.

На отдельных предприятиях потребуется утвердить регламенты о коммерческой тайне. Специалисты также рекомендуют заранее разработать должностные инструкции по каждой позиции штатного расписания. Прописать все обязанности и права сотрудников в трудовых договорах сложно. На начальном этапе создания фирмы следует позаботиться и о постановке системы охраны труда.

Документы действующей кадровой службы

Формирование штата предприятия осуществляется по единой схеме. Соискателей, успешно прошедших собеседование, просят предоставить удостоверение личности, диплом об образовании, трудовую книжку, военный билет. При необходимости у будущего работника принимают и справку о прохождении медицинской комиссии. Назначение на должность сопровождается:

  • подписанием приказа по форме Т-1;
  • заключением трудового договора;
  • формированием личной карточки или дела нового сотрудника;
  • ознакомлением под подпись с должностной инструкцией, а также локальными нормативными актами организации;
  • внесением записи в трудовую книжку.

В отделе кадров не только оформляют документы о трудоустройстве. Здесь ведут учетные регистры. Так, факт приемки от работников трудовых книжек фиксируется в особом журнале. В нем делают записи и при выдаче оригиналов на руки. Наличие книги позволяет контролировать движение документов, исключает споры об их утрате. Регистрации в отдельных журналах подлежат кадровые приказы, трудовые договоры, служебные записки. Ряд данных подразделение регулярно передает в бухгалтерию.

Важными бумагами являются:

  • График отпусков. Его утверждают ежегодно, а при необходимости корректируют.
  • Табель рабочего времени. Документ необходим для начисления оплаты труда, дисциплинарного контроля и решения управленческих задач.
  • Журнал медицинских осмотров. В книгу вносят записи о регулярном прохождении сотрудниками врачебной комисси

Обязанностью работодателя является оформление приказами кадровых перемещений, индексация заработной платы, оплата больничных бюллетеней.

Ошибки кадрового учета дорого обходятся бизнесменам. Законодательство РФ предъявляет к организациям повышенные требования. При обнаружении нарушений представители трудовой инспекции вправе наложить внушительные штрафы и даже приостановить деятельность. Более того, при возникновении споров все упущения работодателя трактуются в пользу наемных сотрудников.