Аудит кадровой документации

Правильно организованная работа отдела кадров всегда считалась весьма важным моментом в рабочих процессах, однако руководители фирм в основном не уделяют требуемого значения плану аудита кадровой документации, что в последующих рабочих процессах может навредить их организациям.
Анализ кадровой документации при проведении кадрового аудита - это полноценный процесс проверки бухгалтерских бумаг, что выполняется строго по правилам существующего законодательства с применением внутренних актов, с помощью которых устанавливается требовательный порядок по делопроизводству в кадрах.
Проведение аудита кадровой документации включает в себя качественные услуги по тщательной проверке бумаг и полноценному их анализу. Во время выполнения работы всегда проверяется, правильно ли были оформления бумаги, и определяется, отвечают ли они нынешнему законодательству.

Цели аудита кадровой документации

Ведение учета кадров считается обязательным явлением для любого предприятия. При этом все бумаги всегда должны находиться в полном порядке, ведь только в этом случае трудовое законодательство не будет нарушаться, и соответственно не возникнет проблем. Однако если нарушить эти правила, то вполне возможно получить крупные штрафы, которые придется выплатить государству в обязательном и точном выполнении.
В каких именно случаях нужно проводить аудит:
  • когда намечается проверка на государственном уровне;
  • когда меняется работник, что отвечает за кадры;
  • если меняется руководство компании;
  • если меняется законодательство.
Главной целью методики проведения аудита кадровой документации принято считать поиск рисков появления конфликтов. К примеру, это могут быть трудовые споры или выдвинутые претензии от инспекции труда.

Виды аудита кадровой документации

Кадровый аудит - это относительно новое направление в области менеджмента по кадрам, целью которого считается всегда правильная и точная организация качественной работы персонала.
Конечно, популярное и распространенное понятие аудита вошло в бизнес из простой бухгалтерии. При этом специалистам известно два варианта аудита кадров, а именно, внешний и внутренний.
Внутренний кадровый аудит делается самой фирмой, и считается особо актуальным для небольших предприятий, в которых не очень много документации. Заниматься данным процессом может любой сотрудник, который хорошо знает законы и знаком с правилами оформления кадровых документов.
Как известно, внешний кадровый аудит предполагает проверку бумаг консалтинговыми компаниями, которые выявляют нарушения и дают советы, каким образом их устранить, и не допускать аналогичных проблем в будущем.

Как сделать качественный аудит кадровой документации самостоятельно

Проводить аудит кадровой документации своими силами вполне реально и возможно. Такая процедура дает возможность выявить существующие проблемы в кадровых бумагах, а также позволит определить их соответствие законам, что и поможет найти оптимальные и новые решения.





Некие компании прибегают к услугам специальных компаний, что в наши дни стоит недешево. Однако не все руководители хотят доверить свою документацию посторонним людям, поэтому проведение аудита всегда будет актуальным вопросом для большинства кадровиков.



Прежде всего, следует напечатать специальный приказ о проведении аудита кадровой документации, и обозначить в нем цели и сроки, а также точный состав комиссии. Затем потребуется решить, какие бумаги считаются обязательными, чтобы их отсутствие не повлекло ответственность на работодателя. Кроме того, занимаясь такой документацией, следует обращать внимание и на внутренние нормативные акты, ведь они тоже играют немаловажную роль в этом деле.





Какой алгоритм аудита кадровой документации внутри компании:



  • создание качественного плана по исправлению существующих нарушений;

    • оформление стандартного отчета о том, в каком состоянии находятся кадровые бумаги;

    • выявление состава документов и подтверждение их юридической грамотности;

    • обсуждение сроков;

    • выявление целей.





Какие бумаги можно считать обязательными:



  • книжки трудовые и контракты на работу;

    • стандартное расписание штатное и приказы по главной деятельности;

    • личные приказы;

    • заявления об увольнении;

    • правила распорядка внутри фирмы;

    • инструкция по работе с данными коллектива;

    • график и приказы по отпускам;

    • карточки работников;

    • оригинальный табель учета;

    • бумаги об оплате труда.





Внутренний учет кадров всегда ведется в специально созданном журнале, что обязательно должен прошиться, пронумероваться и завериться печатью фирмы. Зачастую такие журналы можно поделить на стандартную книгу по учету трудовых книжек и традиционных вкладышей к ним, а также на приходно-расходную книгу, в которой ведется учет бланков трудовых книжек и вкладышей, и на журнал по учету проверок.





Что касается нормативных актов, то их в каждой фирме должно быть несколько штук, а именно, обычное расписание штатное, стандартное положение об оплате, а также правила трудового распорядка внутри организации, график составленных отпусков и положение о защите личных данных.





Существуют еще документы, которые считаются обязательными для неких предприятий в силу их специфической деятельности. Здесь речи идет о графике сменности, перечне должностей с ненормированным рабочим днем, а также о коллективном договоре и контракте о полноценной материальной ответственности, и положение о сохранении коммерческой тайны.





В процессе проверки понадобится проверить наличие кадровых документов, а также правильность их оформления и соответствуют ли они закону. А так как не существует специальной формы отчета, то выбор полностью зависит от лица, что несет ответственность за данную проверку. Это может быть даже докладная записка или акт приемки-передачи дел.





После того, как был составлен акт, потребуется продумать план по исправлению нарушений, а также назначить ответственных за это сотрудников, и определить сроки выполнения.

Периодичность проведения такого рода аудита зависит от множества факторов, однако такую проверку советуется делать один раз в год, или раз в два - три года, зависимо от ситуации и обстоятельств.





Таблица по сверке бумаг выглядит приблизительно так:



  • документация полностью соответствует законам;

    • документы, которые нуждаются в дополнительной доработке;

    • документы отсутствуют, и их нужно восстановить или создать.





Таким образом, делая выводы, можно сказать, что проводить аудит нужно всегда, так как именно это помогает избежать наложения штрафов и избежать уголовной ответственности, зависимо от нарушений. Также в целом можно сформировать мысль, что такого рода аудит помогает сотруднику компании повысить свой профессионализм, а компании – избежать неприятностей.


Отчет о проведении аудита кадровой документации

Составляя отчет о проверке, нужно зафиксировать в письменном виде, какие именно кадровые бумаги подверглись просмотру. К перечню проверенных бумаг можно отнести:
  • трудовые договора;
  • дополнительные соглашения;
  • трудовые книжки;
  • личные карточки Т-2 и все приказы;
  • лояльные и нормативные акты.
Затем понадобится указать, какие нарушения были найдены согласно результатам выполняемой проверки. Также важно знать, что такой аудит кадровой документации не требует особой структуры или же специального сертификата. Обычно такая проверка выполняется за текущий и прошлый год. Это объясняется тем, что документы, которые были выписаны и выданы давно, сдаются в архив , и их не всегда комфортно забирать оттуда.

Помимо этого, отчет результатов аудита должен всегда включать в себя такие важные моменты, как:

  • оценка ситуации в фирме, которая проводится по бумагам, а точнее, по их состоянию на данный момент времени;
  • проверка на присутствие полного комплекта документов, согласно действующему законодательству;
  • проверка оформления документов;
  • проверка кадровых процедур на соответствие закону.
Ко всему прочему, такой отчет должен содержать ссылки на определенные статьи правовых актов, по которым имеются нарушения у фирмы, а также конкретные советы, что относятся к исправлению ошибок, где расшифровывается оценка рисков по каждому из выявленных нарушений с последующей проверкой контролирующими органами.
Хотите поручить проведение кадрового аудит профессионалам?
Заполните простую форму и нажмите на кнопку - расскажем все подробно!
тел.: 8 800 333 97 70
e-mail: audit@kadrium.pro
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Хотите поручить проведение кадрового аудит профессионалам?
Заполните простую форму и нажмите на кнопку - расскажем все подробно!
тел.: 8 800 333 97 70
e-mail: audit@kadrium.pro
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Заказать звонок специалиста
Введите свои контактные данные и нажмите кнопку "заказать звонок"
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой в отношении обработки персональных данных.
Не нашли что искали?
Оставьте телефон и мы вам перезвоним в течении 10 минут.