Как рассчитать выполнение KPI по плану и факту
Расчёт KPI отвечает на вопрос, насколько выполнена измеримая цель. Он не определяет сам по себе размер денежной премии: правила выплаты устанавливаются отдельно. Ниже — иллюстративная модель для проверки арифметики; пороги и ограничения нужно закреплять до начала оцениваемого периода.
Базовые формулы
| Направленность | Формула выполнения | Пример |
|---|---|---|
| Больше — лучше | Факт / план × 100% | План 100 единиц, факт 108: выполнение 108% |
| Меньше — лучше | План / факт × 100% | План по доле брака 4%, факт 3,2%: выполнение 125% до ограничения |
Для интегрального результата умножьте выполнение каждого показателя на его вес и сложите произведения. Веса как доли должны давать 1, или 100% в процентной записи. Если показатели имеют разные единицы — рубли, дни, проценты — складывать их фактические значения напрямую нельзя: сначала нормируйте каждый относительно собственной цели.
До расчёта определите, что значит ноль. При плане 0 формула «факт / план» не работает; при факте 0 формула «план / факт» тоже не работает. Для таких целей заранее нужен другой показатель или отдельное правило оценки. Нельзя заменять нулевой знаменатель произвольной единицей после получения результата.
Пример 1: план выпуска и доля брака
Условные данные. Выпуск: план 100 годных единиц, факт 108, вес 60%. Доля брака: план не выше 4%, факт 3,2%, вес 40%. Для обоих показателей заранее установлено ограничение выполнения сверху 120%.
- Выпуск: 108 / 100 × 100% = 108%; ограничение не применяется.
- Брак: 4 / 3,2 × 100% = 125%; после ограничения принимаем 120%.
- Итог: 108% × 0,6 + 120% × 0,4 = 64,8% + 48% = 112,8%.
Показатель брака здесь записан в процентах, но в дроби используются одинаковые единицы: 4 процентных пункта / 3,2 процентных пункта. Ограничение не даёт одному удачному результату неограниченно компенсировать провал другого.
Пример 2: объём и срок цикла
Условные данные. Объём обработанных заявок: план 200, факт 180, вес 70%. Средний срок цикла: план 10 дней, факт 12 дней, вес 30%. Предположим, что итог ниже 80% в этой модели считается сигналом для разбора причин, а не автоматически определяет выплату.
- Объём: 180 / 200 × 100% = 90%.
- Срок: 10 / 12 × 100% = 83⅓%. Здесь больше дней означает худший результат.
- Итог без промежуточного округления: 90% × 0,7 + 83⅓% × 0,3 = 63% + 25% = 88%.
Итог выше условного порога 80%. Если сначала округлить 83⅓% до 83,3%, результат слегка изменится; правило округления следует определить заранее.
Что проверить перед применением результата
- Достоверность: числитель и знаменатель берутся из согласованных источников за один период, а исправления первичных записей отслеживаются.
- Граница ответственности: показатели подразделения и его руководителя могут совпадать только при понятных полномочиях.
- Пороги и ограничения: нижний порог, верхний предел и судьба исключительных событий определены до расчёта.
- Смысл процента: выполнение 120% у показателя «меньше — лучше» не означает, что фактическая величина выросла на 20%.
Если требуется согласовать формулы, данные и ответственность для разных ролей, см. разработку KPI.