01
Локальные акты и оплата труда
Проанализированы правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, регулирование стимулирующих выплат и документы об ознакомлении работников с локальными нормативными актами.
Сельское хозяйство100–500 сотрудниковПеред проверкой ГИТ
Кадровый аудит перед проверкой ГИТ: договоры, табели и обязательные процедуры
Ключевой результат аудита
Определены существенные кадровые риски и приоритетные направления подготовки к проверке ГИТ: оформление трудовых отношений, достоверность табельного учёта и подтверждение обязательных процедур.
Ситуация
В рамках подготовки к проверке Государственной инспекции труда организация аграрной сферы инициировала независимый анализ кадрового делопроизводства. Руководству требовалось оценить состояние трудовых договоров, локальной нормативной базы и основных кадровых процедур, проверить соответствие документов фактическим условиям работы сотрудников и определить приоритеты подготовки к проверке.
Что проверили
02
Трудовые договоры и дополнительные соглашения
Проверены наличие и оформление договоров, обязательные условия труда, соответствие должностей штатному расписанию и документирование изменений условий работы.
03
Рабочее время и отпуска
Сопоставлены установленные режимы работы, табели, данные кадровой учётной системы и документы, регулирующие предоставление ежегодных отпусков.
04
Кадровые документы и учётные регистры
Изучены оформление кадровых приказов, ведение бумажных трудовых книжек, журналы учёта и документирование отдельных кадровых процедур.
05
Персональные данные
Проверены содержание согласий работников, основания обработки и распространения персональных данных и документирование связанных организационных процедур.
06
Воинский учёт
Оценены оформление карточек воинского учёта, порядок направления обязательных сведений и наличие документов, подтверждающих их передачу.
Ключевые зоны риска
Краткий обзор наиболее значимых зон. Подробная доказательная логика приведена ниже.
01
Трудовые договоры
В проверенной выборке не был представлен трудовой договор одного работника, а два других экземпляра не были подписаны одной из сторон. Неподписанные договоры и расхождения между оформленными и фактическими условиями работы затрудняют подтверждение действительного содержания трудовых отношений.
02
Рабочее время и табели
В табелях отражалась одинаковая продолжительность рабочего дня, хотя локальными правилами предусматривалась различная продолжительность работы по дням недели. Несогласованность табелей, трудовых договоров и кадровой системы затрудняет проверку правильности учёта рабочего времени.
03
ЛНА и обязательные процедуры
В листах ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда отсутствовали подписи большинства работников. При внешнем контроле значение имеет не только фактическое выполнение кадрового действия, но и возможность документально подтвердить его совершение.
Что показал аудит
Компактный обзор основных выводов и рекомендаций по итогам аудита.
01
Трудовые договоры
В проверенной выборке не был представлен трудовой договор одного работника, а два других экземпляра не были подписаны одной из сторон. В отдельных договорах отсутствовали обязательные сведения об условиях труда или месте работы.
- Почему это существенно
- Неподписанные договоры и расхождения между оформленными и фактическими условиями работы затрудняют подтверждение действительного содержания трудовых отношений.
- Рекомендация
- Проверить комплектность и подписание трудовых договоров, а также наличие обязательных условий.
02
Рабочее время и табели
В табелях отражалась одинаковая продолжительность рабочего дня, хотя локальными правилами предусматривалась различная продолжительность работы по дням недели. Для одного из работников с письменно установленным неполным рабочим временем табели и учётная система отражали полную занятость.
- Почему это существенно
- Несогласованность табелей, трудовых договоров и кадровой системы затрудняет проверку правильности учёта рабочего времени.
- Рекомендация
- Сверить фактически применяемые графики, правила внутреннего трудового распорядка, условия трудовых договоров, табели и настройки учётной системы.
03
ЛНА и обязательные процедуры
В листах ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда отсутствовали подписи большинства работников. Листы ознакомления с рядом других обновлённых локальных актов не были представлены для проверки.
- Почему это существенно
- При внешнем контроле значение имеет не только фактическое выполнение кадрового действия, но и возможность документально подтвердить его совершение.
- Рекомендация
- Организовать подтверждаемое ознакомление работников с действующими локальными актами.
Управленческий результат
Кадровый аудит позволил выделить существенные недостатки оформления трудовых отношений, установить расхождения между кадровыми документами и учётными данными, а также определить процедуры, требующие дополнительного документального контроля. При этом выборочная проверка подтвердила корректность ряда других кадровых процессов, что позволило сосредоточить рекомендации на проблемных участках.
- 01Определены приоритетные недостатки оформления трудовых договоров и изменения условий работы.
- 02Выявлены несоответствия между установленными режимами работы, табелями и данными кадровой системы.
- 03Установлены пробелы в документальном подтверждении обязательных кадровых действий.
- 04Сформированы направления подготовки кадровой документации к проверке ГИТ.
Похожие кейсы
Сельское хозяйство100–500 сотрудниковПеред проверкой ГИТ
Кадровый аудит сельскохозяйственной компании перед проверкой ГИТ
Компания с численностью 100–500 сотрудников готовилась к проверке Государственной инспекции труда. Кадровый аудит провели заранее, чтобы оценить готовность документов и процедур к внешнему контролю, выявить системные нарушения и определить приоритетные направления подготовки.
Результат: Перед проверкой ГИТ руководство получило структурированную картину кадровых рисков и понимание, какие нарушения затрагивают базовые обязательные процессы и требуют первоочередного внимания.
Оптовая торговля100–500 сотрудниковВнутренний контроль
Кадровый аудит торговой компании: вопросы руководства к работе отдела кадров
У руководства компании возникли вопросы к тому, насколько качественно кадровое подразделение контролирует основные кадровые процессы. Сотрудники оформлялись, заработная плата начислялась, отпуска предоставлялись, велись трудовые книжки и воинский учёт, однако объективной картины состояния кадровой системы у руководства не было.
Результат: Руководство получило объективную картину кадровой функции и основания оценивать её по обеспеченности ключевых процедур и доказательности их выполнения.
Фармацевтика500+ сотрудниковВнутренний контроль
Кадровый аудит крупной компании: системные риски кадровой функции
У руководства крупной компании возникли вопросы к работе отдела кадров. Задачей Кадриум стала независимая оценка фактического состояния кадрового делопроизводства: необходимо было определить, насколько кадровые процессы соответствуют установленным требованиям и являются ли имеющиеся недостатки единичными ошибками или системной проблемой.
Результат: Аудит установил системный характер кадровых рисков: в ряде направлений существующие процедуры не позволяли устойчиво подтверждать правильность и законность фактически выполняемых кадровых операций.