01
Локальные акты и оплата труда
Проверены ПВТР, регулирование оплаты и премирования, порядок выдачи расчётных листков и наличие необходимой локальной нормативной базы.
Сельское хозяйство100–500 сотрудниковПеред проверкой ГИТ
Кадровый аудит сельскохозяйственной компании перед проверкой ГИТ
Ключевой результат аудита
Перед проверкой ГИТ руководство получило структурированную картину кадровых рисков и понимание, какие нарушения затрагивают базовые обязательные процессы и требуют первоочередного внимания.
Ситуация
Сельскохозяйственная компания с численностью 100–500 сотрудников готовилась к проверке Государственной инспекции труда. Руководству было необходимо до начала контрольного мероприятия независимо оценить кадровое делопроизводство, понять, какие обязательные документы и процедуры могут вызвать вопросы инспектора, и определить приоритеты подготовки вместо точечного исправления отдельных форм.
Что проверили
02
Штатная структура и трудовые функции
Проверены штатное расписание, соответствие должностей трудовым договорам, должностные инструкции и оформление трудовых функций.
03
Рабочее время и отпуска
Оценены табельный учёт, подтверждение фактически отработанного времени, графики отпусков и накопленные остатки ежегодных отпусков.
04
Трудовые договоры и кадровые приказы
Проверены место работы, трудовые функции, условия труда, изменение оплаты и других условий договора, а также основания кадровых приказов.
05
Трудовые книжки и кадровый учёт
Оценены назначение ответственного лица, книги учёта, наличие бланков и корректность оформления записей в трудовых книжках.
06
Персональные данные
Проверены согласия работников, объём хранимых копий документов и организационное регулирование обработки персональных данных.
Ключевые зоны риска
Краткий обзор наиболее значимых зон. Подробная доказательная логика приведена ниже.
01
Локальные акты и система оплаты
На момент аудита для проверки не были представлены утверждённые Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие базовые локальные нормативные акты. Перед проверкой ГИТ отсутствие базового локального регулирования существенно отличается от технической ошибки внутри отдельного документа.
02
Рабочее время и отпуска
Подписанные табели учёта рабочего времени за проверяемый период либо иные надлежащим образом оформленные документы учёта фактически отработанного времени для проверки представлены не были. При внешней проверке отсутствие подтверждающего документа представляет более существенный риск, чем отдельная ошибка в его заполнении.
03
Трудовые договоры и кадровые документы
В отдельных трудовых договорах отсутствовало либо некорректно определялось место работы. Перед проверкой недостаточно самого наличия трудового договора.
Что показал аудит
Компактный обзор основных выводов и рекомендаций по итогам аудита.
01
Локальные акты и система оплаты
На момент аудита для проверки не были представлены утверждённые Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие базовые локальные нормативные акты. Используемая форма трудового договора не заменяла соответствующее локальное регулирование.
- Почему это существенно
- Перед проверкой ГИТ отсутствие базового локального регулирования существенно отличается от технической ошибки внутри отдельного документа.
- Рекомендация
- Сформировать минимально необходимую и реально применимую локальную нормативную систему: внутренний трудовой распорядок, оплату и премирование и иные фактически используемые кадровые процедуры.
02
Рабочее время и отпуска
Подписанные табели учёта рабочего времени за проверяемый период либо иные надлежащим образом оформленные документы учёта фактически отработанного времени для проверки представлены не были. Также отсутствовали графики отпусков на проверяемые годы.
- Почему это существенно
- При внешней проверке отсутствие подтверждающего документа представляет более существенный риск, чем отдельная ошибка в его заполнении.
- Рекомендация
- Восстановить подтверждаемую систему учёта рабочего времени и проверить отпускной контур: наличие графиков, периоды фактически предоставленных отпусков, основания переносов и работников со значительными остатками неиспользованных дней.
03
Трудовые договоры и кадровые документы
В отдельных трудовых договорах отсутствовало либо некорректно определялось место работы. У некоторых работников должности, указанные в трудовых договорах, не соответствовали штатной структуре.
- Почему это существенно
- Перед проверкой недостаточно самого наличия трудового договора.
- Рекомендация
- Провести сверку кадровых документов по единой цепочке: штатная единица, трудовой договор, дополнительные соглашения, кадровые приказы, трудовая функция, условия труда и фактическая работа.
Управленческий результат
Перед проверкой ГИТ руководство получило предварительную модель того, как кадровая система выглядит при внешнем контроле. Аудит позволил отделить технические дефекты отдельных документов от нарушений, затрагивающих базовые обязательные кадровые процессы, и определить последовательность подготовки.
- 01Определены нарушения, которые затрагивали базовые кадровые процессы и могли быть выявлены непосредственно по отсутствию обязательных документов.
- 02Технические ошибки отделены от системных проблем в локальном регулировании, учёте рабочего времени и оформлении трудовых отношений.
- 03Сформированы приоритеты подготовки: сначала восстановить базовую доказательную систему, затем исправлять локальные дефекты отдельных документов.
- 04Руководство получило основу для подготовки к проверке по уровню риска, а не через одновременное исправление всего массива замечаний.
Похожие кейсы
Транспорт и логистика100–500 сотрудниковВнутренний контроль
Кадровый аудит транспортной компании для оценки собственных рисков
Компания самостоятельно инициировала кадровый аудит, чтобы получить независимую оценку состояния кадровой системы и понять существующие правовые и финансовые риски. Подготовка к конкретной проверке контролирующего органа не являлась причиной проекта.
Результат: Руководство получило структурированную картину кадровых рисков: наряду с техническими замечаниями были выявлены вопросы, затрагивающие организацию рабочего времени, оплату труда и фактически выполняемые работниками трудовые функции.
Оптовая торговля100–500 сотрудниковВнутренний контроль
Кадровый аудит торговой компании: вопросы руководства к работе отдела кадров
У руководства компании возникли вопросы к тому, насколько качественно кадровое подразделение контролирует основные кадровые процессы. Сотрудники оформлялись, заработная плата начислялась, отпуска предоставлялись, велись трудовые книжки и воинский учёт, однако объективной картины состояния кадровой системы у руководства не было.
Результат: Руководство получило объективную картину кадровой функции и основания оценивать её по обеспеченности ключевых процедур и доказательности их выполнения.
ТорговляДо 100 сотрудниковВнутренний контроль
Кадровый аудит компании: собственник не понимал реальное состояние кадров
Кадровые процессы в компании выполнялись, однако у собственника не было объективного понимания того, насколько корректно они организованы. Документы существовали, сотрудники принимались и увольнялись, оформлялись отпуска и выплаты, но оценить фактическое качество кадрового учёта без независимой проверки было невозможно.
Результат: Собственник получил не перечень отдельных кадровых ошибок, а целостную оценку того, какие элементы системы существуют и работают, какие требуют корректировки и где формируются реальные трудовые и административные риски.