Какие документы может запросить ГИТ при проверке: перечень Роструда
В октябре 2026 года Роструд опубликовал перечень сведений, которые государственная инспекция труда (ГИТ) может запрашивать у работодателя при федеральном надзоре за соблюдением трудового законодательства. Он включает 26 пунктов: от трудовых договоров и штатного расписания до оплаты труда, охраны труда, персональных данных и документов по отдельным категориям работников.
Главное: 26 пунктов перечня — не список из 26 обязательных документов, которые должны быть у любой компании. Это группы потенциально запрашиваемых сведений. Что именно вправе истребовать инспектор, определяется предметом контрольного мероприятия, применимыми требованиями и обстоятельствами работодателя.
Ниже — удобная группировка всех пунктов перечня, правовые ограничения запросов и порядок действий при получении требования инспекции.
Что опубликовал Роструд и что это означает для работодателя
Документ называется «Перечень сведений, которые могут запрашиваться контрольным (надзорным) органом у контролируемого лица». Он относится к федеральному надзору за соблюдением трудового законодательства и объединяет широкий круг кадровых, расчётных и организационных сведений.
Ознакомиться с текстом можно на сайте Роструда. Если страница ведомства временно недоступна, опубликована правовая копия перечня с полной нумерацией.
Перечень помогает заранее определить, какие направления могут заинтересовать инспектора. Но сам по себе он не делает необязательный документ обязательным и не отменяет установленный законом порядок истребования сведений.
Например, упоминание в перечне графика отпусков, должностной инструкции или личной карточки не означает, что абсолютно каждый работодатель обязан иметь каждый из этих документов в одинаковой форме.
Какие документы может запросить ГИТ: все 26 пунктов перечня
Для удобства объединим пункты Роструда в девять тематических групп. Номера в правой колонке соответствуют исходному перечню, а описания ниже являются редакционным обобщением, не дословным воспроизведением документа.
| Направление | Какие сведения могут потребоваться | Пункты перечня |
|---|---|---|
| Работодатель и штатная структура | Правовой статус, полномочия руководителя и ответственных лиц, штатное расписание | 1, 3 |
| ЛНА и социальное партнёрство | ПВТР, локальные акты, подтверждение ознакомления, коллективные переговоры, учёт мнения профсоюза при наличии соответствующих оснований | 2, 4, 5, 10, 11 |
| Трудовые отношения и кадровые события | Заявления и уведомления, приказы, трудовые и связанные гражданско-правовые договоры, дополнительные соглашения, трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, оформление приёма, изменений и увольнений | 6–9, 12 |
| Персональные данные | Документы и сведения, подтверждающие выполнение требований к обработке и защите персональных данных работников | 13 |
| Рабочее время и отдых | Табели и другие данные учёта, режимы и графики, сверхурочная работа, документы по отпускам, выходным и праздничным дням | 14, 15 |
| Оплата, нормирование и гарантии | Система оплаты и премирования, расчётные листки, ведомости и платежи, индексация, нормирование, гарантии и компенсации | 16–18 |
| Дисциплина, ответственность и споры | Соблюдение трудового распорядка, оформление материальной ответственности, рассмотрение индивидуальных и коллективных споров | 19, 23, 25 |
| Квалификация и отдельные работники | Обучение и квалификационные требования, специальные гарантии и режимы для отдельных категорий, документы об инвалидности и соответствующие медицинские сведения при наличии законного основания | 20, 24, 26 |
| Охрана труда | Организация охраны труда, безопасные условия, обучение, обеспечение СИЗ, медицинские и иные обязательные мероприятия в применимых случаях | 21, 22 |
Таким образом, перечень охватывает почти всю кадровую систему работодателя. Отдельные пункты весьма широки: например, документы об оплате труда включают не один расчётный листок, а разные подтверждения установления, начисления и выплаты заработной платы.
Трудовые договоры, приказы и штатное расписание
В этой группе инспектор может сопоставлять трудовой договор с дополнительными соглашениями, кадровыми решениями, штатной структурой и фактической работой сотрудника.
Принципиальна не только комплектность документов, но и согласованность сведений: трудовая функция, условия оплаты, режим работы, дата кадрового события и подтверждение предусмотренных процедур.
При этом приказ о приёме на работу по общему правилу необязателен: согласно статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать. Отсутствие приказа нельзя автоматически считать нарушением.
Рабочее время, отпуска и расчёты
Могут запрашиваться табели или иные документы учёта фактически отработанного времени, графики сменности, документы об отпуске, подтверждения уведомления работников, сведения о начислениях и выплатах.
Если у работодателя есть графики и электронная система учёта, необходимо проверить, что они не противоречат трудовым договорам и фактическим обстоятельствам. Наличие программы не заменяет обязанность достоверно учитывать рабочее время.
Охрана труда и специальные требования
Перечень охватывает организацию охраны труда, обучение, обеспечение средствами защиты и другие меры безопасности. Конкретный состав документов зависит от характера деятельности и действующих для работодателя обязательных требований.
Не все перечисленные гарантии и специальные процедуры должны применяться к любой организации: сначала необходимо установить, есть ли соответствующие условия труда и категории работников.
Все ли упомянутые документы обязательны
Нет. Перечень возможного запроса и перечень обязательных кадровых документов — разные вещи.
Показательный пример — личная карточка формы Т-2, названная в пункте 12 перечня. Минтруд в письме от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 разъяснил, что с 1 сентября 2021 года общей обязанности вести такие карточки нет. Если работодатель не ведёт Т-2, нужно оценивать применимые требования, а не признавать нарушение только из-за отсутствия карточки. Разъяснение Минтруда.
Аналогично:
- Приказ о приёме. По общему правилу работодатель вправе его издать, но основанием трудовых отношений является трудовой договор (статья 68 ТК РФ).
- График отпусков. Общее требование статьи 123 ТК РФ необходимо оценивать с учётом особенностей, предусмотренных, в частности, статьёй 309.2 ТК РФ для определённых работодателей.
- Документы профсоюзных процедур. Их применимость зависит от существования представительного органа и ситуации, в которой закон требует учёта его мнения.
- Специальные гарантии. Документы о соответствующих условиях труда, инвалидности, медицинских ограничениях или специальных режимах запрашиваются при наличии относящихся к ним законных оснований и с соблюдением требований к персональным данным.
Если документ не должен вестись в конкретной ситуации, правильная реакция на запрос — мотивированное пояснение со ссылкой на применимое регулирование. Нельзя считать само упоминание документа в перечне самостоятельным доказательством обязанности его создать.
Какие существуют ограничения для требований инспектора ГИТ
Статья 357 ТК РФ предоставляет государственным инспекторам труда полномочия запрашивать и безвозмездно получать документы и объяснения, необходимые для надзорных функций.
Однако реализация этих полномочий осуществляется в рамках законодательства о государственном контроле. При этом имеет значение вид контрольного мероприятия: правила документарной проверки нельзя безоговорочно переносить на любое взаимодействие с инспекцией.
Требование должно относиться к предмету документарной проверки
По части 6 статьи 72 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ при документарной проверке нельзя истребовать сведения и документы, не относящиеся к её предмету, а также сведения, которые контрольный орган может получить от других органов.
Например, если проверяются обстоятельства, связанные с конкретным трудовым спором, объём требуемых документов должен быть связан с предметом проверки. Это не даёт оснований безотносительно к её предмету запрашивать весь возможный архив организации.
Срок представления зависит от основания требования
В рамках документарной проверки часть 4 статьи 72 закона № 248-ФЗ предусматривает десять рабочих дней со дня получения требования о представлении необходимых документов. При запросе письменных объяснений по выявленным противоречиям часть 5 той же статьи также предусматривает десять рабочих дней.
При истребовании документов как контрольном действии статья 80 закона № 248-ФЗ предусматривает представление в срок, указанный в требовании.
Если документы нельзя представить вовремя, необходимо незамедлительно направить письменное ходатайство с причинами и предполагаемым сроком представления. По части 4 статьи 80 инспектор принимает решение о продлении либо об отказе в продлении в течение 24 часов со дня получения ходатайства.
Если документы уже направлялись в инспекцию, статья 80 допускает в предусмотренных ею условиях не представлять их повторно, уведомив орган о ранее переданных документах и их реквизитах.
Практическое правило: сначала установите вид мероприятия и правовое основание требования, затем определяйте срок и порядок ответа.
Нормативные источники: статья 72 закона № 248-ФЗ, статья 80 закона № 248-ФЗ, статья 357 ТК РФ.
Как работодателю ответить на требование ГИТ
После получения запроса важнее всего не собирать все документы подряд, а установить, что именно необходимо представить и в какие сроки.
Шаг 1. Проверьте основание и предмет запроса
Установите, какой орган и в рамках какого мероприятия требует сведения, какие вопросы проверяются, указаны ли период, категории работников и конкретные документы.
Если часть запроса непонятна, подготовьте уточнение. Не следует игнорировать требование только потому, что его объём кажется чрезмерным.
Шаг 2. Составьте реестр запрошенных сведений
Удобно оформить таблицу с названием документа, проверяемым периодом, ответственным подразделением, фактом наличия, статусом подготовки и сроком направления.
Для каждого пункта можно использовать статусы: «готов», «требует сверки», «не представлен», «не применяется».
«Не представлен» и «не существует у работодателя» — не равнозначные выводы. Если сведения пока не найдены, сначала уточните обстоятельства.
Шаг 3. Проверьте согласованность документов
До направления сопоставьте связанные документы: трудовые договоры и дополнительные соглашения, ПВТР и графики, табели и начисления, документы об отпусках и сведения об их фактическом предоставлении.
Если обнаружено противоречие, его необходимо оценить и при необходимости пояснить. Не стоит создавать задним числом документы или изменять факты ради формального совпадения.
Шаг 4. Определите, какие документы действительно применимы
Отдельно выделите позиции, относящиеся только к определённым категориям работников или обстоятельствам. Для отсутствующих необязательных документов подготовьте краткое правовое пояснение.
Это помогает избежать двух противоположных ошибок: не представить обязательные документы и искусственно создавать документы, ведение которых закон не требует.
Шаг 5. Соблюдайте требования к передаче персональных данных
Материалы кадровой проверки могут содержать персональные данные и сведения ограниченного доступа. Используйте предусмотренный запросом и законом способ передачи, проверяйте адресата и состав передаваемых материалов.
Не распространяйте сведения о других работниках, если они не относятся к предмету законного требования.
Шаг 6. Направьте ответ в установленный срок
Сохраните перечень переданных документов, сопроводительное письмо и подтверждение отправки или вручения.
При объективной невозможности представить материалы вовремя своевременно используйте предусмотренный законом порядок ходатайства о продлении срока; не рассчитывайте на автоматическое продление.
Пример из практики: подготовка к проверке ГИТ
При независимом аудите сельскохозяйственной компании численностью 100–500 работников перед проверкой инспекции обнаружились существенные вопросы к локальному регулированию, кадровым документам и подтверждению отдельных обязательных процедур.
В частности, на проверку не были представлены отдельные базовые локальные акты и надлежаще оформленные документы учёта рабочего времени. Также возникли вопросы к планированию отпусков, содержанию трудовых договоров и согласованности кадровой документации.
Значение проверки состояло не только в выявлении отдельных недостатков. Руководство получило возможность определить, какие направления нужно проверить дополнительно и какие нарушения требуют первоочередных мер.
Важно: непредставление документа аудитору не всегда доказывает, что документ отсутствует у работодателя. Для вывода о нарушении необходимо установить фактические обстоятельства.
Посмотреть обезличенный кейс подготовки компании к проверке ГИТ.
Как заранее подготовить кадровые документы к проверке
Предварительную подготовку удобно разделить на пять направлений:
| Направление | Что проверить в первую очередь |
|---|---|
| Локальное регулирование | Какие ЛНА необходимы, действуют ли актуальные редакции, подтверждены ли обязательные процедуры ознакомления |
| Трудовые отношения | Согласованы ли договоры, штатная структура, изменения условий и кадровые решения |
| Рабочее время и отпуска | Есть ли достоверный учёт, применимые графики и подтверждения обязательных действий |
| Оплата труда | Соответствуют ли условия премирования, начисления и фактические выплаты установленным правилам |
| Специальные обязанности | Какие требования по охране труда, персональным данным и отдельным категориям работников реально относятся к работодателю |
Для начальной самопроверки можно использовать чек-лист кадрового аудита из 20 вопросов. Он позволяет наметить проблемные направления, но не заменяет комплексную юридическую оценку.
Также полезно изучить типичные нарушения, выявляемые при кадровом аудите. При наличии повторяющихся ошибок стоит проверить не только отдельные документы, но и причины их появления.
Частые вопросы о запросах трудовой инспекции
ГИТ вправе запросить все 26 групп документов одновременно?
Само опубликование перечня не означает, что при каждой проверке необходим весь объём сведений. Конкретный запрос определяется предметом мероприятия и применимыми полномочиями инспекции.
Если в перечне есть Т-2, нужно срочно создавать личные карточки?
Нет. Общей обязанности вести личные карточки по форме Т-2 нет. Прежде чем создавать документ, необходимо определить, существует ли требование вести его в конкретной ситуации.
Что делать, если документы не успеваем представить в срок?
Нужно установить применимую процедуру и незамедлительно сообщить инспектору причины невозможности представить документы в срок. Для истребования документов статья 80 закона № 248-ФЗ предусматривает письменное ходатайство с предложением срока и решение инспектора по нему.
Можно ли ограничиться документами из этого перечня при внутренней проверке?
Нет. Перечень описывает возможные направления запроса инспекции, но не охватывает все нюансы применимых обязанностей каждого работодателя. Для внутренней проверки требуется учитывать конкретные трудовые отношения, условия работы и специальные нормы.
Когда имеет смысл провести независимый кадровый аудит
Если компания не уверена в актуальности ЛНА, достоверности учёта рабочего времени, правильности оформления договоров или исполнении обязательных процедур, самостоятельная подготовка к проверке может оказаться недостаточной.
Независимая проверка позволяет сопоставить документы и фактические процессы, отделить нарушения от недостатков подтверждения и определить последовательность необходимых исправлений.
Подробнее о подходе к работе — в методологии кадрового аудита. Если необходима независимая оценка состояния кадровой системы до проверки ГИТ, можно обсудить проведение кадрового аудита.
Источники и дата актуальности. Материал подготовлен на основе опубликованного Рострудом перечня сведений, статей 357 и 68 ТК РФ, статей 72 и 80 Федерального закона № 248-ФЗ и разъяснения Минтруда о форме Т-2. Нормативные положения проверены по состоянию на 28 октября 2026 года. При использовании материала позднее учитывайте изменения в порядке государственного трудового надзора; действующее на дату публикации Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ № 1230, имеет ограниченный срок действия до 31 декабря 2026 года.