Чек-лист кадрового аудита: как проверить кадровые документы самостоятельно

Провести предварительную проверку кадрового делопроизводства можно с помощью 20 контрольных вопросов. Они охватывают основные направления кадрового учёта: трудовые договоры, локальные нормативные акты, оформление кадровых событий, рабочее время, отпуска, оплату труда, КЭДО и персональные данные.

Задача чек-листа — обнаружить очевидные несоответствия и определить, какие документы и процедуры требуют дополнительной проверки.

Само наличие кадровых документов не гарантирует правильность их оформления. Важно установить, соответствуют ли они фактическим условиям работы, не противоречат ли друг другу и можно ли подтвердить исполнение обязательных процедур.

Чек-лист предназначен для предварительной диагностики. Он не заменяет профессиональный кадровый аудит и не охватывает все требования, применимые к конкретному работодателю.

Как провести самостоятельную проверку

Начните с определения проверяемого периода и круга работников. Подготовьте действующие локальные акты, трудовые договоры, дополнительные соглашения, кадровые документы, графики отпусков, сведения об учёте рабочего времени и оплате труда.

Для проверки трудовых отношений сформируйте выборку, включающую работников с различными условиями работы: обычным и сменным режимом, дистанционной занятостью, срочными договорами, изменениями оплаты или трудовой функции.

По каждому вопросу зафиксируйте один из результатов:

Важно: если документ не представлен для проверки, это ещё не доказывает, что его не существует. В таком случае сначала необходимо выяснить фактическое положение дел.

1. Локальные нормативные акты

01. Приняты ли необходимые локальные нормативные акты?

Проверьте: ПВТР, правила оплаты труда, премирования, режимов работы и иные документы, необходимые конкретному работодателю.

Критерий: обязательные вопросы трудовых отношений урегулированы в установленном законом порядке.

Учитывайте особенности микропредприятий и отдельных НКО, которым статья 309.2 ТК РФ позволяет при соблюдении установленных условий отказаться от части локальных актов.

Если обнаружена проблема: определите, какое обязательное регулирование отсутствует, и подготовьте необходимые документы.

Основание: статьи 8, 189, 190, 309.1–309.2 ТК РФ.

02. Соответствуют ли действующие ЛНА законодательству и друг другу?

Проверьте: актуальность положений об отпусках, приёме и увольнении, оплате труда, дисциплинарных процедурах и рабочем времени.

Критерий: локальные правила не противоречат применимым требованиям закона и не устанавливают несовместимые условия по одним и тем же вопросам.

Если обнаружена проблема: установите конкретные противоречия и подготовьте согласованные изменения. Отделяйте существенные недостатки от не влияющих на применение документа опечаток.

Основание: статьи 8, 22 ТК РФ и специальные нормы по предмету регулирования.

03. Правильно ли утверждены ЛНА и подтверждено ли ознакомление работников?

Проверьте: полномочия утвердившего лица, даты и редакции документов, соблюдение процедуры учёта мнения представительного органа работников, когда она обязательна, а также подтверждения ознакомления сотрудников.

Критерий: соблюдены применимые процедуры принятия ЛНА и ознакомления с ними.

В частности, до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить под роспись с документами, предусмотренными частью 3 статьи 68 ТК РФ.

Если обнаружена проблема: определите нарушения процедуры и организуйте надлежащее утверждение и ознакомление.

Основание: статьи 8, 22, 68, 190, 372 ТК РФ.

2. Трудовые договоры

04. Со всеми ли работниками оформлены трудовые договоры?

Проверьте: наличие заключённых договоров, подписи сторон, даты и подтверждение передачи экземпляра работнику.

Критерий: трудовые отношения оформлены с соблюдением требований к форме и срокам. При фактическом допуске к работе применяются специальные правила статьи 67 ТК РФ.

Если обнаружена проблема: установите фактическую дату начала работы, оформите необходимые документы и исправьте порядок допуска новых сотрудников.

Основание: статьи 16, 67 ТК РФ.

05. Содержат ли договоры все применимые обязательные условия?

Проверьте: место работы, трудовую функцию, оплату труда, дату начала работы, условия труда на рабочем месте, особый режим работы и другие обязательные условия.

Критерий: содержание трудового договора соответствует требованиям статьи 57 ТК РФ с учётом особенностей конкретного работника.

Если обнаружена проблема: установите отсутствующие сведения и условия и внесите необходимые изменения предусмотренным законом способом.

Основание: статья 57 ТК РФ.

06. Соответствуют ли договоры фактическим условиям работы?

Проверьте: должности, трудовые функции, подразделения, режимы, формат занятости и условия оплаты.

Критерий: согласованные условия соответствуют фактической работе, а их изменения оформлены надлежащим образом.

Например, если сотрудник фактически чередует дистанционную работу и работу в офисе, необходимо проверить правовое оформление такого режима.

Если обнаружена проблема: сопоставьте фактическую работу с трудовым договором и дополнительными соглашениями. Не заменяйте согласование условий односторонним изменением данных в кадровой программе.

Основание: статьи 57, 72, 72.1, 74, 312.1–312.2 ТК РФ.

07. Обоснованно ли заключены срочные трудовые договоры?

Проверьте: договоры на определённый срок, указанные основания срочности и фактические обстоятельства работы.

Критерий: срочный характер договора соответствует предусмотренным законом основаниям.

Если обнаружена проблема: установите действительную природу отношений и правовые последствия необоснованного ограничения срока договора.

Основание: статьи 58, 59 ТК РФ.

3. Кадровые процедуры

08. Соблюдается ли порядок оформления приёма на работу?

Проверьте: ознакомление с применимыми ЛНА до подписания договора, наличие заключённого трудового договора, дату начала работы и правомерность испытательного срока.

Критерий: выполнены предусмотренные законом действия при трудоустройстве.

Приказ о приёме на работу работодатель вправе издать, но он не является универсально обязательным. Если приказ используется, его содержание должно соответствовать договору.

Если обнаружена проблема: исправьте последовательность кадровых действий и проверьте оформление конкретных приёмов.

Основание: статьи 65, 67, 68, 70 ТК РФ.

09. Согласованы ли между собой кадровые документы и штатная структура?

Проверьте: трудовые договоры, дополнительные соглашения, штатное расписание, применяемые кадровые приказы и сведения учётной системы.

Критерий: документы не содержат противоречащих сведений об условиях трудовых отношений.

Если обнаружена проблема: установите действительные согласованные условия работы и приведите производные документы в соответствие с ними.

Основание: статьи 15, 57, 68, 72 ТК РФ.

10. Правильно ли оформляются увольнения и сведения о трудовой деятельности?

Проверьте: основания увольнений, документы-основания, приказы, окончательный расчёт, выдачу обязательных документов и ведение трудовых книжек или электронных сведений о трудовой деятельности.

Критерий: соблюдены процедуры прекращения трудовых отношений и применимые требования кадрового учёта.

Если обнаружена проблема: изучите документы по конкретным увольнениям, определите характер нарушения и допустимый порядок исправления.

Основание: статьи 66, 66.1, 77–84.1, 140 ТК РФ.

4. Рабочее время

11. Подтверждается ли учёт фактически отработанного времени?

Проверьте: табели либо другие применяемые документы и данные учёта, сопоставьте их с графиками работы.

Критерий: работодатель ведёт достоверный учёт времени, фактически отработанного каждым работником.

Применение именно унифицированных форм Т-12 и Т-13 не является универсальным требованием.

Если обнаружена проблема: проверьте источники сведений, восстановите подтверждаемость учёта и устраните причины расхождений.

Основание: часть 4 статьи 91 ТК РФ.

12. Правильно ли установлены режимы и графики рабочего времени?

Проверьте: режимы в ПВТР и трудовых договорах, графики сменности, суммированный учёт и фактическое распределение рабочего времени.

Критерий: фактическая организация работы соответствует установленному режиму, соблюдены требования к его документированию и применению.

Не всякий скользящий график является сменной работой. Для правильной проверки сначала определите фактический вид режима.

Если обнаружена проблема: сопоставьте документы, графики и фактические обстоятельства, затем скорректируйте установленный порядок.

Основание: статьи 91, 100, 103, 104 ТК РФ.

13. Соблюдается ли порядок сверхурочной работы и работы в дни отдыха?

Проверьте: основания привлечения, необходимые согласия, ограничения продолжительности, еженедельный отдых, учёт и оплату.

Критерий: соблюдены применимые требования к привлечению работников и предоставлению компенсаций.

С 1 сентября 2026 года действуют изменения в регулировании сверхурочной работы. Для проверки прошлых периодов необходимо применять соответствующую редакцию закона.

Если обнаружена проблема: установите фактические часы, даты, основания привлечения и правильность начислений.

Основание: статьи 99, 110, 113, 152, 153 ТК РФ.

5. Ежегодные оплачиваемые отпуска

14. Правильно ли утверждается и применяется график отпусков?

Проверьте: наличие графика, дату утверждения, порядок планирования отпусков и применимость специальных правил к работодателю.

Критерий: при действии общей обязанности график утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Если обнаружена проблема: выясните, существует ли график и соблюдён ли порядок его утверждения. Учитывайте предусмотренные законом исключения для отдельных работодателей.

Основание: статьи 123, 309.2 ТК РФ.

15. Подтверждается ли своевременное уведомление о начале отпуска?

Проверьте: даты начала отпусков и сведения, подтверждающие извещение работников не позднее чем за две недели.

Критерий: выполнено требование части 3 статьи 123 ТК РФ.

Если обнаружена проблема: определите конкретные случаи несвоевременного уведомления и установите постоянный порядок контроля сроков.

Основание: статья 123 ТК РФ.

16. Соблюдается ли порядок предоставления и разделения отпусков?

Проверьте: фактически предоставленные отпуска, остатки, рабочие годы, разделение на части, переносы и гарантии отдельных категорий работников.

Критерий: отпуска предоставляются в соответствии с законодательством, а их разделение производится по соглашению сторон с соблюдением требования к одной части продолжительностью не менее 14 календарных дней.

Если обнаружена проблема: определите реальные остатки и обстоятельства предоставления отпусков, затем составьте план устранения подтверждённых нарушений.

Основание: статьи 114, 122–125 ТК РФ.

6. Оплата труда

17. Соблюдаются ли сроки выплаты заработной платы и отпускных?

Проверьте: установленные даты выплаты зарплаты, фактические платежи, сроки оплаты отпусков и порядок выдачи расчётных листков.

Критерий: соблюдены требования законодательства к срокам выплаты и информированию работников.

Если обнаружена проблема: определите конкретные просрочки или недостатки документального подтверждения и проверьте необходимость соответствующих выплат или компенсаций.

Основание: статьи 136, 236 ТК РФ.

18. Соответствует ли система оплаты и премирования фактическим начислениям?

Проверьте: трудовые договоры, правила определения окладов и премий, показатели, условия выплат, порядок индексации и расчётные данные.

Критерий: система оплаты соответствует применимым требованиям, определяет условия и механизмы расчёта выплат и не противоречит фактической практике.

Если обнаружена проблема: установите реальные правила начислений, проверьте их законность и приведите договоры, ЛНА и расчёты к согласованной системе.

Основание: статьи 129, 132, 134, 135 ТК РФ.

7. Кадровый электронный документооборот

19. Законно ли введён КЭДО и подтверждаются ли обязательные действия работников?

Проверьте: локальный акт о введении КЭДО, информационную систему, перечень электронных документов, порядок использования электронных подписей, необходимые согласия и подтверждения юридически значимых действий.

Критерий: соблюдаются применимые требования статей 22.1–22.3 ТК РФ.

Необходимо различать отправку документа, его получение, ознакомление и подписание. Эти действия не являются взаимозаменяемыми.

Если обнаружена проблема: определите, какие обязательные действия не выполнены или не подтверждены, и скорректируйте юридическое оформление электронного документооборота.

Основание: статьи 22.1–22.3 ТК РФ.

8. Персональные данные работников

20. Законно ли организована обработка персональных данных?

Проверьте: цели и основания обработки, необходимые локальные документы, формы согласий в применимых случаях, круг лиц с доступом к данным, состав хранящихся документов и сроки хранения.

Критерий: данные обрабатываются на законных основаниях, в объёме, необходимом для конкретных целей, с соблюдением требований к защите и прекращению обработки.

Не каждая кадровая операция требует отдельного согласия работника. При этом постоянное хранение копий личных документов без обоснованной цели может создавать риски избыточной обработки.

Если обнаружена проблема: проведите ревизию целей, оснований, хранимых сведений и доступа к ним, после чего устраните подтверждённые несоответствия.

Основание: статьи 86–90 ТК РФ; Федеральный закон № 152-ФЗ.

Что ещё необходимо проверить отдельно

Эти 20 вопросов не охватывают все кадровые и связанные с ними обязанности работодателя.

Воинский учёт. При применимости соответствующих требований необходимо отдельно проверить организацию воинского учёта, исполнение обязанностей по передаче сведений, проведение сверок и ведение предусмотренной документации.

Охрана труда. Отдельной проверки требуют организация охраны труда, специальная оценка условий труда, оценка профессиональных рисков, обучение, медосмотры, обеспечение СИЗ и другие обязанности с учётом характера деятельности.

Отсутствие этих направлений в кратком чек-листе не означает, что они не имеют значения при комплексном кадровом аудите.

Как использовать результаты самопроверки

После прохождения 20 вопросов составьте краткий реестр обнаруженных проблем. Для каждого замечания укажите фактическое состояние, документы, подтверждающие вывод, применимое правовое требование, необходимые действия и ответственного за исправление.

Не определяйте качество кадровой системы простым подсчётом количества положительных ответов. Одно существенное нарушение, затрагивающее большое количество работников, может иметь большее значение, чем несколько технических замечаний.

Если выявлены повторяющиеся проблемы, расширьте проверку и установите их причину. Например, несоответствия между трудовыми договорами, графиками работы и кадровой программой могут быть связаны не с отдельной ошибкой кадровика, а с самим порядком организации рабочего времени.

Подобная ситуация рассмотрена в кейсе: Пример аудита в небольшой компании.

Когда необходим независимый кадровый аудит

Самостоятельная проверка помогает определить проблемные направления, но не всегда позволяет установить действительный масштаб нарушений и их последствия. Независимый аудит целесообразен, если выявлены системные противоречия в документах, значительные проблемы с рабочим временем и оплатой, повторяющиеся нарушения, претензии работников или необходимость подготовки к проверке Государственной инспекции труда.

Кадриум проводит независимые кадровые аудиты с правовой оценкой выявленных обстоятельств и письменными рекомендациями. По результатам проверки заказчик получает экспертное заключение, позволяющее определить последовательность корректирующих действий.

Подробнее о том, Как оформляют результаты аудита.

Заказать независимую проверку кадровых документов.

Чек-лист предназначен для предварительной диагностики. Оценка конкретной ситуации требует установления фактических обстоятельств и применения законодательства в редакции, действовавшей в соответствующий период.