Типичные нарушения, выявляемые при кадровом аудите

Кадровый аудит нередко обнаруживает проблемы, которые не очевидны при повседневном ведении кадрового делопроизводства. Документы могут быть оформлены и храниться в организации, но при этом не соответствовать действующему законодательству, фактическим условиям работы или друг другу.

Наиболее существенные риски возникают тогда, когда ошибка повторяется в отношении разных работников либо связана с организацией кадрового процесса.

Проблема может заключаться не только в отсутствии документа. Иногда документ существует, но не подтверждает выполнение обязательной процедуры или устанавливает правила, которые фактически не соблюдаются.

Разберём восемь характерных ситуаций из практики кадрового аудита: что обнаруживалось при проверке, почему это существенно для работодателя и какие действия необходимы для исправления.

Представленные случаи основаны на опубликованных обезличенных кейсах компании. Это примеры из собственной практики, а не статистический перечень наиболее распространённых нарушений в России.

1. Локальные нормативные акты существуют, но устарели или противоречат друг другу

Что обнаружила проверка

В одном из проектов кадрового аудита организация располагала значительным комплектом локальных нормативных актов. На первый взгляд кадровое регулирование было подробно оформлено. Однако при изучении документов выяснилось, что часть положений не соответствовала действующим требованиям, а некоторые акты противоречили друг другу.

В частности, вопросы возникали к правилам приёма и увольнения, испытательного срока, отпусков, дистанционной работы, премирования и другим кадровым процедурам.

Проблема была связана не с недостаточным количеством документов, а с отсутствием их систематической актуализации.

Почему это важно

В соответствии со статьёй 8 ТК РФ локальные нормативные акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с применимыми требованиями законодательства.

Когда несколько действующих документов по-разному регулируют один и тот же вопрос, возникает неопределённость относительно правил, которыми руководствуются работодатель и сотрудники.

Например, если ПВТР и положение об оплате труда содержат разные условия, кадровая служба и бухгалтерия могут применять несовместимые процедуры.

Не всякая опечатка или неточность является нарушением законодательства. Однако существенные противоречия могут затрагивать права работников и законность кадровых решений.

Что необходимо исправить

Провести ревизию ЛНА по направлениям: приём и увольнение, трудовые договоры, рабочее время, отпуска, оплата труда и другие применимые процедуры.

Установить, какие положения устарели, какие документы противоречат друг другу и какие правила действительно используются.

После этого подготовить согласованную редакцию документов и обеспечить надлежащее введение изменений.

Практический вывод: большое количество локальных актов не гарантирует надлежащего кадрового регулирования.

Кейс: кадровый аудит после увольнения кадровика.

2. Трудовой договор не соответствует фактическим условиям работы

Что обнаружила проверка

В опубликованных проектах встречались расхождения между сведениями трудовых договоров, штатной структурой, кадровыми приказами и данными учётных систем.

Например, в отдельных документах различались наименования должностей, структурные подразделения или условия оплаты труда. В некоторых случаях фактический режим работы также не соответствовал оформленным условиям.

Почему это важно

Трудовой договор определяет обязательные условия трудовых отношений. Изменение согласованных условий в общем случае требует письменного соглашения сторон, если законом не предусмотрено иное.

Расхождение между договором и фактической работой может приводить к спорам о трудовой функции, оплате, режиме рабочего времени и других условиях.

Необходимо также учитывать, что кадровый приказ, если он издаётся, не должен содержать условия, противоречащие трудовому договору.

Что необходимо исправить

Проверить документы по единой цепочке:

Штатная структура → трудовой договор → дополнительное соглашение → кадровый приказ → учётная система → фактическая работа.

При обнаружении несоответствий сначала необходимо установить действительные согласованные условия трудовых отношений. После этого определяются правомерные способы изменения документов и учётных данных.

Практический вывод: исправление сведений в 1С без проверки самого трудового договора может не устранить юридическую проблему.

3. Рабочее время учитывается в программе, но его достоверность не подтверждена

Что обнаружила проверка

В ходе кадрового аудита крупной компании было установлено, что фактически применялась сменная работа, в том числе в ночное время.

При этом графики сменности в ходе проверки представлены не были. Кадровая служба не обеспечивала необходимый контроль за их наличием, утверждением и своевременным доведением до работников.

Одновременно обнаружились расхождения между условиями трудовых договоров и сведениями кадровой системы. По отдельным категориям работников настройки программы также не учитывали особенности продолжительности рабочего времени.

Почему это важно

Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать время, фактически отработанное каждым работником.

При сменной работе дополнительно применяются требования статьи 103 ТК РФ, а для отдельных категорий работников законодательством могут предусматриваться специальные ограничения продолжительности рабочего времени.

Если графики, договоры и фактические данные не согласованы, работодателю сложно подтвердить норму рабочего времени и правильность оплаты дополнительных часов.

При этом непредставление документа аудитору необходимо отличать от доказанного факта его отсутствия у работодателя.

Что необходимо исправить

Установить фактические режимы работы, проверить применимые графики и порядок их доведения, сопоставить условия трудовых договоров с настройками учётной системы.

Затем проверить достоверность учёта и связанных начислений. Отдельно необходимо определить, кто отвечает за составление графиков, передачу сведений и контроль данных.

Практический вывод: автоматизация кадрового учёта не заменяет правильную организацию кадровых процессов.

Кейс: системные кадровые риски крупной компании.

Если в организации обнаруживаются подобные противоречия, важно оценить не только отдельные документы, но и состояние всей проверяемой кадровой системы.

Проверить кадровые риски своей компании.

4. График отпусков отсутствует или не обеспечивает надлежащее планирование

Что обнаружила проверка

В одном из проектов подготовки к проверке Государственной инспекции труда были выявлены проблемы с документальным подтверждением планирования отпусков.

Графики отпусков за проверяемые годы отсутствовали в представленной системе документов. По отдельным работникам также были обнаружены значительные остатки неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

Для работодателя возникла необходимость проверить не только наличие документов, но и фактическое соблюдение требований к предоставлению отпусков.

Почему это важно

Статья 123 ТК РФ устанавливает общий порядок утверждения графика отпусков и извещения работников о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Статья 124 ТК РФ предусматривает требования к переносу отпусков и ограничения длительного непредоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

При этом применимость обязанности вести график необходимо оценивать с учётом предусмотренных законом особенностей отдельных работодателей, в частности статьи 309.2 ТК РФ.

Большой остаток отпусков сам по себе не позволяет без дополнительной проверки квалифицировать все обстоятельства как нарушение. Необходимо установить рабочие годы, фактически предоставленные отпуска и основания их переносов.

Что необходимо исправить

Проверить наличие и утверждение графиков, сведения об использовании отпусков и фактические остатки.

Установить случаи несоблюдения обязательных требований, определить необходимые корректирующие мероприятия и организовать дальнейшее планирование отпусков.

Практический вывод: проверять нужно не только график отпусков, но и фактическое предоставление работникам положенного отдыха.

Как нарушения выявлялись перед проверкой.

5. Положение о премировании не соответствует реальному порядку выплат

Что обнаружила проверка

В одном из проектов кадрового аудита положение о премировании связывало выплату ежемесячных премий с корпоративными и индивидуальными KPI.

Однако корпоративные показатели фактически не были утверждены и не отслеживались, а индивидуальные показатели носили формальный характер.

При этом ежемесячная премия на практике являлась фиксированной выплатой, не зависевшей от результатов оценки указанных показателей. Были также выявлены вопросы к обоснованию различий в премировании работников.

Почему это важно

Статья 135 ТК РФ требует определять виды премий, размеры, сроки, основания и условия их выплаты при установлении соответствующей системы премирования.

Если документ описывает один механизм, а фактически применяется другой, работодатель может столкнуться с требованиями работников о выплате премий и спорами об основаниях расчёта.

Наличие фиксированной стимулирующей выплаты само по себе не является нарушением. Проблема возникает, когда её фактическая природа и порядок начисления не соответствуют действующему регулированию.

Что необходимо исправить

Определить фактически используемую систему премирования.

Если премии зависят от KPI, необходимо обеспечить наличие реальных показателей, правил оценки и понятного порядка расчёта. Если фактически применяется иной вид регулярной выплаты, локальные документы должны надлежащим образом отражать именно его условия.

Дополнительно следует проверить соответствие трудовых договоров, локальных актов и расчётных данных.

Практический вывод: система премирования должна позволять объяснить, почему конкретному работнику начислена конкретная сумма.

6. Кадровый электронный документооборот работает, но юридически не оформлен

Что обнаружила проверка

В одном из проектов компания фактически использовала кадровый электронный документооборот.

При этом локальный нормативный акт о его введении на проверку представлен не был. Отдельные положения об электронном взаимодействии содержались в ПВТР, однако они не обеспечивали полного регулирования применяемой системы.

В результате требовалось проверить юридическое оформление перечня электронных документов, категорий работников, электронных подписей, процедур получения и ознакомления, а также хранения электронных документов.

Почему это важно

Статьи 22.1–22.3 ТК РФ предусматривают специальный порядок организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Наличие программы, корпоративной почты или личного кабинета работника само по себе ещё не означает, что КЭДО введён в предусмотренном законодательством порядке.

Отдельное значение имеет подтверждение юридически значимых действий. Отправка документа, его получение, ознакомление и подписание могут иметь разное правовое значение.

Не все кадровые документы допускается переводить в электронную форму в общем порядке КЭДО.

Что необходимо исправить

Проверить фактическую архитектуру системы и оформить необходимое локальное регулирование.

Определить перечень электронных документов, категории работников, применимые способы подписания и порядок подтверждения обязательных действий.

Затем проверить незавершённые юридически значимые процедуры и организовать контроль их выполнения.

Практический вывод: технически работающий КЭДО не всегда означает юридически надлежаще организованный документооборот.

7. Персональные данные работников хранятся в избыточном объёме

Что обнаружила проверка

При кадровых аудитах выявлялись случаи, когда в личных делах сотрудников хранились копии паспортов, документов, содержащих СНИЛС, свидетельств ИНН и других личных документов.

При этом необходимость постоянного хранения отдельных копий не была подтверждена соответствующими целями обработки или обязательными требованиями.

В некоторых случаях вопросы возникали и к формам согласий, объёму собираемых сведений и порядку доступа к персональным данным.

Почему это важно

Статья 5 Федерального закона № 152-ФЗ предусматривает, что содержание и объём обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки и не быть избыточными.

Работодатель должен иметь законные основания для конкретных операций с персональными данными работников.

При этом нельзя считать любую копию личного документа автоматически незаконной. Необходимо устанавливать цель, основание, необходимость и срок хранения.

Избыточное накопление данных увеличивает также последствия возможного неправомерного доступа к ним.

Что необходимо исправить

Провести инвентаризацию:

Какие данные хранятся → для какой цели → на каком основании → кто имеет доступ → сколько необходимо хранить → когда и как прекращается обработка.

По итогам проверки необходимо определить сведения, которые действительно требуются работодателю, и устранить неправомерную или избыточную обработку.

Практический вывод: грамотная организация обработки персональных данных предполагает не максимальное накопление документов, а обоснованное использование необходимых сведений.

8. Договоры с самозанятыми содержат признаки трудовых отношений

Что обнаружила проверка

В одном из проектов кадрового аудита было установлено, что компания длительное время сотрудничала с отдельными исполнителями, имеющими статус самозанятых.

Взаимодействие носило регулярный характер, выплаты производились периодически, а выполняемые работы относились к основной деятельности организации и имели сходство с функциями штатных работников.

Совокупность выявленных обстоятельств потребовала дополнительной оценки фактической модели сотрудничества.

Почему это важно

Статья 15 ТК РФ запрещает заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения.

Статья 19.1 ТК РФ предусматривает возможность признания таких отношений трудовыми в установленном порядке.

Однако сам по себе статус самозанятого, регулярность выплат или продолжительность сотрудничества не позволяют автоматически сделать вывод о наличии трудовых отношений.

Необходимо исследовать фактическое содержание взаимодействия: выполняет ли лицо самостоятельное задание или постоянную трудовую функцию, кто определяет режим, каким образом организуется работа и насколько исполнитель включён в деятельность компании.

Что необходимо исправить

Проверить договоры и фактические обстоятельства работы постоянных исполнителей.

Определить, что именно является предметом договора, как принимается результат, насколько исполнитель самостоятелен и присутствуют ли признаки трудовых отношений.

Если фактически сложились трудовые отношения, необходимо определить правомерный порядок их оформления и возможные последствия.

Практический вывод: название договора и налоговый статус исполнителя не заменяют оценку фактической природы отношений.

Пример независимой проверки небольшой компании.

Почему кадровые нарушения повторяются

Отдельные ошибки в документах могут быть результатом невнимательности или неверного оформления конкретной операции.

Но если аналогичные недостатки встречаются у разных работников, в нескольких подразделениях либо сохраняются в течение длительного периода, необходимо исследовать системную причину.

На практике такими причинами могут быть:

• устаревшие шаблоны документов;
• противоречащие друг другу локальные акты;
• неправильные настройки кадровой программы;
• отсутствие контроля за обязательными процедурами;
• несогласованность действий кадровой службы, бухгалтерии и руководителей подразделений;
• формальный характер регламентов, которые не соответствуют реальной работе.

Например, если режим рабочего времени одинаково неправильно отражён в договорах нескольких работников, исправление только обнаруженных экземпляров не решает проблему. Необходимо проверить шаблон договора и порядок оформления соответствующей категории работников.

Точно так же исправление одного случая неправильного премирования не устраняет риск, если сама система расчёта выплат остаётся неопределённой.

Поэтому цель профессионального кадрового аудита — не только найти нарушение, но и установить, почему оно возникло и может ли повториться.

Как самостоятельно проверить основные кадровые риски

Для предварительной диагностики можно начать с ограниченного перечня наиболее значимых вопросов.

Проверьте, существуют ли применимые локальные акты, правильно ли оформлены трудовые договоры, соответствуют ли документы фактическим условиям работы и подтверждаются ли обязательные кадровые процедуры.

Отдельного внимания заслуживают рабочее время, отпуска, премирование и электронный документооборот.

Для этого подготовлен Чек-лист для предварительной проверки из 20 контрольных вопросов. Он помогает определить направления, требующие дополнительного изучения, но не заменяет полноценную правовую оценку.

Как расставить приоритеты устранения нарушений

Не все выявленные замечания требуют одинакового порядка исправления.

При определении приоритетов необходимо оценить характер нарушения, возможные последствия, количество затронутых работников и наличие признаков системной проблемы.

Условно корректирующие действия можно разделить на три направления.

При этом нельзя определять приоритет только по количеству обнаруженных недостатков.

Одно нарушение, затрагивающее большое количество работников и расчёт заработной платы, может иметь существенно большее значение, чем несколько технических ошибок в документах.

Когда необходим независимый кадровый аудит

Самостоятельная проверка позволяет обнаружить очевидные проблемы, но не всегда показывает их полный масштаб.

Внешний аудит особенно полезен, когда кадровые документы и фактические процедуры противоречат друг другу, возникают трудовые споры, обнаружены повторяющиеся ошибки или руководству требуется независимая оценка кадровой системы.

Кадриум проводит кадровые аудиты с исследованием документов, кадровых процедур и системных причин выявленных недостатков. По результатам проверки заказчик получает письменное экспертное заключение с правовой оценкой, возможными последствиями и рекомендациями по устранению нарушений.

Узнать подробнее о независимом кадровом аудите Кадриума.

Материал подготовлен на основе опубликованных обезличенных проектов Кадриума. Приведённые примеры не являются статистической оценкой распространённости кадровых нарушений. Правовая квалификация зависит от конкретных обстоятельств и применимого законодательства.