Подготовка кадровых документов к архивному хранению и передаче в архив

Приводим кадровые документы и личные дела в порядок и подготавливаем к архивному хранению и передаче без лишних доработок и возвратов.

✔ Документы по личному составу и личные дела работников
✔ Формирование дел, описи и оформление документов
✔ Подготовка и сопровождение передачи в архив
✔ Работаем с организациями по всей России

Получить оценку стоимости

Работаем с кадровыми документами — учитываем трудовое законодательство, а не только архивные требования.

Когда компании нужна подготовка кадровых документов в архив

Такая задача возникает, когда кадровые документы и личные дела накапливаются, но не приведены в состояние, пригодное для архивного хранения.

В этих случаях важно не просто разложить документы, а правильно сформировать архив кадровых документов и подготовить его к дальнейшему хранению или передаче.

Типовые ситуации, в которых требуется услуга

К чему это обычно приводит

Какие проблемы возникают, если кадровые документы не подготовлены к архивному хранению

Кадровые документы и личные дела редко накапливаются в идеальном состоянии.
Если архив не формировался системно, задача его подготовки усложняется и требует дополнительных затрат времени и ресурсов.

🛑 Чем дольше откладывается системная работа с кадровыми документами, тем сложнее становится их архивирование и подготовка к передаче.

👉 накопился значительный массив личных дел и кадровых документов, который не систематизирован

👉 архив личных дел уволенных работников не сформирован или ведется бессистемно

👉 в компании отсутствует ресурс или компетенция для корректного формирования архива кадровых документов

👉 необходимо подготовить кадровые документы к передаче в архив, но нет понимания, с чего начать

👉 архивирование кадровых документов ранее не проводилось или выполнялось частично

👉 навести порядок в кадровом архиве после длительного периода без системной работы.

👉 документы длительного хранения находятся в разрозненном состоянии и не оформлены в дела

👉 документы по личному составу требуется подготовить к архивному хранению

⚠️ Личные дела работников и документы по личному составу не систематизированы и не оформлены как единые архивные дела. Отсутствие структуры усложняет формирование дел и подготовку архива кадровых документов.

⚠️ Подготовка и передача документов в архив занимает больше времени, чем планировалось; возрастает риск замечаний и возвратов из-за некорректного оформления документов.

⚠️ Компании сложно ориентироваться в составе кадрового архива и контролировать его состояние. Поиск и последующая работа с документами становится затруднительной.

Что входит в подготовку кадровых документов к архивному хранению

Подготовка кадровых документов к архивному хранению — это поэтапная работа с личными делами и документами по личному составу, направленная на формирование упорядоченного архива, пригодного для хранения и дальнейшей передачи.

Состав работ

Если в ходе работ выявляются проблемы, связанные с качеством самих кадровых документов, такие вопросы выделяются в отдельный контур — кадровый аудит или восстановление документов.

⚠️ Работаем с организациями по всей России — формат подбирается в зависимости от задачи.

📌 Что важно учитывать

1. Анализ состава кадровых документов

Определяем, какие документы подлежат передаче на архивное хранение с учётом фактического массива документов и стадии ликвидации.

2. Систематизация кадрового массива

Распределяем документы по видам, периодам и составу дел, чтобы подготовить их к дальнейшему архивному оформлению.

3. Формирование дел

Формируем личные дела работников, дела по приказам и иные кадровые дела в логике архивного хранения.

4. Оформление дел

Оформляем заголовки дел, проводим нумерацию, выстраиваем внутреннюю структуру и приводим документы в состояние, пригодное для архивного хранения.

5. Подготовка описей

Готовим описи на кадровые документы и документы по личному составу как часть упорядоченного архива.

6. Переплет и физическая подготовка

При необходимости выполняем архивный переплет и физическую подготовку дел к хранению и передаче.

7. Подготовка к передаче в архив

Формируем архивный массив, готовый к дальнейшему хранению и передаче.

Рассчитать стоимость работ

Подготовка и передача личных дел работников в архив

Личные дела работников и уволенных сотрудников требуют отдельного внимания при подготовке к архивному хранению.

Важно не только оформить дело, но и выстроить его структуру: привести документы в порядок, исключить разрозненность и подготовить дело к длительному хранению и передаче.

Мы помогаем систематизировать архив личных дел, оформить их в соответствии с требованиями архивного хранения и подготовить к дальнейшей передаче в архив.

Работа с личными делами требует аккуратности и понимания структуры кадровых документов — ошибки на этом этапе приводят к повторной доработке и усложняют дальнейшую работу с архивом.

📌 Что делаем в рамках работы с личными делами

1. Приводим в порядок личные дела действующих и уволенных работников

2. Формируем архив личных дел уволенных сотрудников

3. Оформляем личные дела для архивного хранения

4. Подготавливаем личные дела к передаче в архив

Какие кадровые документы подготавливаются к архивному хранению

Мы работаем с основными видами кадровых документов, которые подлежат длительному хранению и формируют архив по личному составу.

Почему подготовка кадровых документов к архиву требует не только архивной, но и кадровой экспертизы

Подготовка кадровых документов к архивному хранению — это не только техническое оформление дел. Важно понимать состав документов по личному составу, структуру личных дел и особенности кадрового документооборота.

На практике встречаются ситуации, когда формально архивная обработка выполнена, но кадровый массив по-прежнему остаётся проблемным: документы собраны неполно, структура дел нарушена, часть документов отсутствует или оформлена некорректно.

В таких случаях недостаточно просто оформить дела и подготовить описи — требуется корректно выстроить сам кадровый массив и отделить задачи архивной подготовки от вопросов, связанных с качеством документов.

👉 Документы по личному составу
👉 Приказы по личному составу
👉 Личные дела работников (если они велись)
👉 Документы длительного срока хранения
👉 Иные документы, подлежащие передаче с учётом состава архива и требований к хранению

Если состав документов отличается или часть массива требует уточнения, мы помогаем определить, какие документы подлежат архивному хранению и как их правильно включить в архив.

Перечень документов

Что получает компания по результату работ

В результате работы компания получает не просто оформленные документы, а структурированный кадровый архив, с которым можно работать и который готов к хранению и передаче.

До начала работ:

⚠️ разрозненный кадровый массив без единой структуры;
⚠️ личные дела оформлены частично или ведутся бессистемно;
⚠️ документы по личному составу распределены неравномерно и не собраны в дела;
⚠️ отсутствует понимание состава архива и порядка подготовки документов;
⚠️ работа с документами требует постоянного ручного поиска и уточнений.

По результату:

👉 структурированный архив кадровых документов;
👉 оформленные личные дела и дела по личному составу;
👉 подготовленные описи и понятная структура хранения;
👉 массив документов, пригодный для архивного хранения и передачи;
👉 возможность быстро ориентироваться в составе архива и работать с документами без дополнительных затрат времени.

1

Как проходит подготовка кадровых документов в архив

Работа выстраивается поэтапно — от оценки состояния кадровых документов до подготовки архива к хранению и передаче. Сроки и последовательность работ зависят от объема документов и их текущего состояния.

Этап 1. Получение информации о документах

Собираем информацию о составе и объеме кадровых документов, уточняем структуру личных дел и текущий порядок хранения.

2

Этап 2. Оценка массива и формата работ

Анализируем состояние документов, определяем объем работ и согласовываем формат подготовки архива.

3

Этап 3. Систематизация кадровых документов

Распределяем документы по видам и периодам, подготавливаем основу для формирования дел.

4

Этап 4. Формирование и оформление дел

Формируем личные дела и дела по кадровым документам, оформляем их в соответствии с требованиями архивного хранения.

5

Этап 5. Подготовка описей и архивного массива

Составляем описи и приводим кадровый архив в структурированное и упорядоченное состояние, готовое к хранению и дальнейшей передаче.

6

Этап 6. Сопровождение передачи в архив

При необходимости сопровождаем передачу документов и помогаем устранить обоснованные замечания в рамках выполненных работ.

Стоимость зависит от объема кадровых документов, количества личных дел, состояния массива, необходимости переплета и формата сопровождения.

Работаем с компаниями по всей России. Формат работы подбирается в зависимости от состава документов и сложности проекта. Предусмотрен выезд экспертной группы на место производства работ.

👉 Объёма кадровых документов
👉 Состава документов по личному составу
👉 Фактического состояния архива
👉 Необходимости переплёта и дополнительной подготовки
👉 Требуется ли сопровождение передачи
👉 Наличия документов, требующих восстановления или доработки

Варианты работы

От чего зависит стоимость

Стоимость подготовки кадровых документов в архив

Подготовка документов к архивному хранению

от 120 000 ₽

Подходит, когда компании нужно привести кадровый массив в порядок и подготовить его к дальнейшему хранению.

Подготовка и передача кадровых документов в архив

от 160 000 ₽

Подходит, когда помимо самой подготовки нужен более широкий формат сопровождения в рамках предмета работ.

Индивидуальные проекты работы с архивом

от 250 000 ₽

Для больших кадровых архивов, сложных случаев или ситуаций, где требуется восстановление или разработка кадровых документов.

Получить расчёт стоимости работ

Частые вопросы

В зависимости от состояния кадровых документов и текущих задач компании, может потребоваться не только подготовка архива кадровых документов, но и решение смежных задач.

Связанные услуги

🔍 Кадровый аудит

📌 Позволяет оценить текущее состояние кадровых документов, выявить нарушения и понять объём необходимых доработок перед ликвидацией.

👉 Подходит, если нет уверенности в корректности ведения кадрового делопроизводства.

→ Подробнее

♻️ Восстановление кадровых документов

📌 Актуально, если часть документов отсутствует, оформлена с ошибками или не велась должным образом.

👉 Используется, когда перед передачей в архив необходимо восстановить критичные документы.

→ Подробнее

📂 Передача документов в архив при ликвидации

📌 Услуга подготовки и сопровождение передачи документов в архив в рамках процедуры ликвидации,

👉 Подходит организаций находящихся в процессе ликвидации или планирующих закрытие организации.

→ Подробнее

Наши контакты

8 800 333 97 70
8 953 633 16 75 (Telegram, Max)
team@kadrium.ru
город Москва, Красноказарменная ул., д. 12

Нужно подготовить кадровые документы к архивному хранению?

Оценим состав кадровых документов, объем личных дел и состояние массива, предложим формат работ и поможем привести документы в состояние, пригодное для архивного хранения и дальнейшей передачи. Работаем с организациями по всей России.

✔ обсуждение занимает 10–15 минут ✔ без обязательств и навязывания услуг
✔ поможем определить оптимальный формат работы

Нажимая кнопку, я даю согласие на обработку моих персональных данных

Нужно подготовить кадровые документы к архивному хранению?

Оценим состав кадровых документов, объем личных дел и состояние массива, предложим формат работ и поможем привести документы в состояние, пригодное для архивного хранения и дальнейшей передачи. Работаем с организациями по всей России.

✔ обсуждение занимает 10-15 минут
✔ без обязательств и навязывания услуг
✔ поможем определить оптимальный формат работы

Нажимая кнопку, я даю согласие на обработку моих персональных данных