Документы воинского учета в организации: перечень и требования для работодателя

Документы воинского учета подтверждают, как организация выполняет свои военно-учетные обязанности. Но единого «одного обязательного списка на все случаи» недостаточно: часть документов установлена Положением №719 и Приказом Минобороны №700, часть предусмотрена Методическими рекомендациями, а отдельные документы возникают только при конкретных событиях или специальных режимах, например бронировании. Разберем, какие документы являются основой учета, что используется в текущей работе и какие старые формы уже не следует считать актуальными.

Какие документы используются в системе

Документы удобно разделить по их роли: документы граждан служат источником сведений для карточки формы №10; карточки и журнал проверок ведутся организацией по Инструкции №700; сообщения, ответы и подтверждения возникают при конкретных событиях; план и делопроизводство описаны в Методических рекомендациях; бронирование относится к отдельному контуру.

Документ	Нормативное основание и применимость	Что проверить
Карточка гражданина формы №10	Пп. 31–33 и приложение №22 Инструкции №700; для граждан, подлежащих воинскому учёту в организации.	Наличие карточки, сведения из документов граждан, обновление и ведение в электронном и бумажном видах.
Журнал проверок	П. 62 и приложение №29 Инструкции №700; ведётся в организации.	Регистрацию, нумерацию, прошнуровку, печать, подпись руководителя и записи о результатах проверок или актах.
Приказ об организации воинского учёта	П. 9 Положения №719 возлагает ответственность за состояние учёта на руководителя; пп. 22, 39 Методических рекомендаций Генштаба 2017 года предусматривают определение ответственных и их обязанностей приказом, образец — приложение №4. Положение №719 не устанавливает отдельную форму приказа.	Действующий приказ, состав ответственных и закреплённые функции.
План работы, отдельное дело и справочные материалы	Пп. 37, 39 и приложение №17 Методических рекомендаций Генштаба 2017 года; организационные материалы описаны в рекомендациях, а не как отдельные формы Положения №719.	Актуальность плана и соответствие материалов фактической работе и применимым задачам организации.
Сведения о приёме, увольнении и изменениях, ответы на запросы	Пп. «а», «б», «е» п. 32 Положения №719; возникают при соответствующем событии или запросе.	Содержание, дату отправки, срок и подтверждение передачи.
Материалы двух ежегодных сверок	Пп. «г», «д» п. 32 Положения №719; сверки с документами граждан и отдельно с данными военкомата или органа местного самоуправления.	Когда и с чем сверялись карточки, какие расхождения выявили и как уточнили сведения.
Материалы бронирования	Применимы при участии организации в установленном порядке бронирования; не входят автоматически в комплект каждой компании.	Наличие основания для бронирования и отделение этого контура от обычного воинского учёта.

Документы граждан, на основании которых ведется учет

Работодатель определяет статус и заполняет учетные документы на основании предусмотренных документов гражданина. Отметка в паспорте может проверяться, но не является самостоятельным военно-учетным документом работника.

Для призывников: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в том числе в форме электронного документа, где это предусмотрено действующими правилами.
Для военнообязанных: военный билет, военный билет офицера запаса, временное удостоверение взамен военного билета или справка взамен него. Учитываются также предусмотренные отметки и иные сведения, указанные в Положении №719.

Статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление документов воинского учёта военнообязанными и призывниками при трудоустройстве. При этом их отсутствие само по себе не названо безусловным основанием для отказа: работодатель вправе заключить трудовой договор и должен выполнить применимые обязанности по воинскому учёту. Это разъяснено в письме Роструда от 20.12.2023 № ПГ/26681-6-1; письмо выражает позицию ведомства и не является нормативным правовым актом.

Карточка гражданина формы №10

Основным учетным документом организации по конкретному призывнику или военнообязанному является карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме №10.

Форма установлена Приказом Минобороны России №700. Карточки заполняются на основании документов воинского учета, других подтверждающих документов и предусмотренных сведений, в том числе сведений, содержащихся в выписке из Реестра воинского учета.

По действующей редакции Инструкции №700 карточки формируются и ведутся в электронном и бумажном видах. Выбрать только бумажный или только электронный формат нельзя.

Старые Методические рекомендации содержат ссылки на личные карточки Т-2. Но действующая Инструкция, утвержденная Приказом №700, предусматривает для организаций карточку формы №10. Форму Т-2 не следует представлять как действующую основную форму воинского учета.

Организационные документы воинского учета

Приказ об организации учёта определяет ответственных и распределение работы. Методические рекомендации описывают план работы, отдельное дело по вопросам учёта и, где применимо, бронирования, а также справочные материалы для ответственного. Карточки формы №10 и журнал проверок имеют самостоятельное основание в Инструкции №700.

По пункту 62 Инструкции №700 журнал проверок ведётся в организации по форме приложения №29: его регистрируют, нумеруют, прошнуровывают, опечатывают и заверяют подписью руководителя. Результаты проверки доводят до руководителя и отражают в журнале либо в акте; если составлен акт, в журнале записывают о его наличии. Акты хранятся в организации не менее пяти лет. Этот срок пункт 62 устанавливает для актов, а не для карточек, журнала или всей переписки.

Не все позиции организационного перечня имеют одинаковое основание: форма №10 и журнал проверок предусмотрены Инструкцией №700, а план работы и отдельное делопроизводство описаны в Методических рекомендациях Генштаба. Рекомендации также предусматривают расписки при приёме документов воинского учёта. Расписка актуальна, если организация фактически принимает оригинал документа, а не при обычном просмотре документа кадровиком.

Документы, которые возникают в текущей работе

В текущей работе сохраняют сведения о приёме, увольнении и изменениях учётных данных с подтверждениями передачи; запросы и ответы военных комиссариатов или органов местного самоуправления; документы по оповещению работников о вызовах и повестках.

Пункт 32 Положения №719 предусматривает две разные ежегодные сверки:

По подпункту «г» не реже раза в год сопоставляют сведения в учётных документах организации с документами воинского учёта самих граждан.
По подпункту «д» не реже раза в год сверяют сведения организации с документами воинского учёта военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления в порядке Минобороны; этот порядок раскрыт в пункте 36 Инструкции №700.

Списки, отметки в карточках и переписка помогают подтвердить проведение сверок и уточнение выявленных расхождений.

Документы нужно не только оформить, но и создать вовремя

Для разных сообщений установлены разные сроки. В таблице указаны сроки именно для перечисленных событий, а не для всех сведений воинского учёта.

Событие	Срок
Приём гражданина, подлежащего воинскому учёту	Сведения в течение 5 дней со дня приёма
Увольнение гражданина, подлежащего воинскому учёту	Сведения в течение 5 дней со дня увольнения
Изменение предусмотренных сведений	В течение 5 дней со дня изменения
Выявлен гражданин, который обязан состоять на учете, но не состоит	В течение 3 рабочих дней

Отдельно от этих случаев, по запросу военного комиссариата или органа местного самоуправления сведения о гражданах направляют в двухнедельный срок. Об обнаруженных в документах воинского учёта подделках, неточностях, неоговорённых исправлениях и других случаях, перечисленных в подпункте «г» пункта 30 Положения №719, информируют военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня выявления.

Пункт 32(1) Положения №719 допускает представление сведений по подпунктам «а», «б» и «е» пункта 32 в том числе через портал госуслуг, с усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного работника и применением сертифицированных ФСБ средств криптографической защиты. Практическую доступность конкретного способа отправки и получение подтверждения нужно проверять для своей организации; норма сама по себе не доказывает доступность сервиса каждому работодателю.

План работы по воинскому учету

Методические рекомендации Генштаба предусматривают, что организация в течение календарного года разрабатывает план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, и согласовывает его с соответствующим военным комиссариатом.

Это положение Методических рекомендаций. Не следует утверждать, что ежегодный план прямо установлен Положением №719.

Документы по бронированию — отдельный контур

Документы по бронированию не являются универсальным комплектом для любой организации.

Они возникают, если организация участвует в установленной системе бронирования граждан, пребывающих в запасе. Наличие такого контура не заменяет обычный воинский учет.

Подробнее разграничение обычного учёта, мобилизационной подготовки и бронирования раскрыто в материале «Мобилизационный учёт в организации».

Не каждый внутренний документ обязателен сам по себе

Не следует утверждать, что любая организация обязательно должна иметь отдельное положение о воинском учете, специальный «журнал устранения нарушений», произвольные внутренние реестры или собственные дополнительные формы.

Такие документы могут использоваться для организации внутренней работы, но их отсутствие нельзя автоматически приравнивать к самостоятельному нарушению, если соответствующая форма не установлена применимым обязательным порядком.

Чек-лист документов для самопроверки

Актуальны ли приказ об организации учёта, состав и полномочия ответственных?
Соответствуют ли фактической работе план и организация отдельного делопроизводства, если эти материалы ведутся?
Совпадают ли карточки формы №10 с текущим составом работников и их документами?
Ведётся ли журнал проверок по пункту 62 Инструкции №700 и сохранены ли составленные акты?
Есть ли сведения и подтверждения по приёму, увольнению и изменениям?
Сохранены ли результаты обеих сверок, запросы и ответы?

Конкретный комплект зависит от состава работников, фактических событий и наличия специальных режимов, например бронирования.

Что важно при проверке документов

Проверка не должна сводиться к подсчету папок. Наличие документа не компенсирует неисполненную обязанность.

Документ относится к проверяемой организации и оформлен по действующей форме.
Поля заполнены по исходным документам и отражают реальные события и текущие сведения.
Действие выполнено в применимый срок, а дата и содержание передачи подтверждаются.

Типовые ошибки в документах

Используются старые формы или не обновляется карточка №10.
Не все работники, подлежащие учёту, включены в картотеку.
Сведения формируются или направляются поздно; дата, содержание или способ передачи не подтверждены.
Документы обычного воинского учёта смешиваются с материалами бронирования и мобилизационной работы.

Частые вопросы о документах воинского учета

Какой основной документ ведется по каждому работнику?

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету в организации, по форме №10.

Можно ли вести форму №10 только электронно?

Нет. Действующая Инструкция №700 предусматривает, что карточки формируются и ведутся в электронном и бумажном видах.

Нужно ли продолжать вести Т-2 для воинского учета?

В качестве действующей основной формы воинского учета организация использует форму №10, установленную Приказом Минобороны №700. Старые ссылки Методических рекомендаций на Т-2 нужно применять с учетом последующих изменений законодательства.

Обязательно ли отдельное положение о воинском учете?

Не следует считать отдельное внутреннее положение универсально обязательной формой, если такая обязанность прямо не установлена для конкретной организации. Важнее наличие предусмотренных учетных и организационных документов и фактическое выполнение обязанностей.

Нужно ли хранить подтверждения отправленных сведений?

Да, с практической точки зрения они позволяют подтвердить, что обязанность была выполнена и сведения направлены в установленный срок.

Смежные материалы

Если требуется независимая оценка состояния документов, см. аудит воинского учёта.

Нормативные основания: пункты 27–32 Положения №719, пункты 31–33 Инструкции №700, пункт 36 и пункт 62 этой Инструкции, пункт 1 статьи 4 Закона №53-ФЗ.